Ministerstvo vnitra nemá přehled o digitalizaci, zjistili v archivech nejvyšší kontroloři
Ministerstvo vnitra nemá spolehlivý přehled, jak postupuje digitalizace archiválií. Neurčilo totiž, co se má digitalizovat, jak mají archivy postupovat a nestanovil ani konkrétní termíny, kdy má být digitalizace hotová. Zjistil to Nejvyšší kontrolní úřad. Ten prověřoval hospodaření pěti archivů, které pod ministerstvo spadají, mezi lety 2016 a 2018.
Kontroloři se zaměřili na Národní archiv Praha, Moravský zemský archiv v Brně, Zemský archiv v Opavě, Státní oblastní archiv v Litoměřicích a Státní oblastní archiv v Zámrsku. „Nejvyšší kontrolní úřad zjistil, že čtvrtina z 86 objektů prověřovaných archivů nesplňovala podmínky pro ukládání archiválií,“ informují kontroloři na svých webových stránkách.
Kvalita ovzduší se podle kontrolního úřadu nezlepšila. Za tři roky do ní šlo 10,6 miliardy korun
Číst článek
Součástí kontroly bylo ale hlavně prověření, jak postupuje digitalizace archiválií a budování Národního digitálního archivu. Přestože zákon o archivnictví byl přijat už v roce 2005, koncepci rozvoje, kterou zákon vyžaduje, přijal resort až v roce 2018.
První verze koncepce byla podle mluvčí ministerstva Hany Malé před dokončením v roce 2011. „Vzhledem k zásadním změnám, které v té době probíhaly ve veřejné správě, zejména v oblasti elektronického úřadování, jež má rovněž zásadní dopad na oblast předarchivní péče a archivnictví, a vzhledem k dalším dlouhodobě neřešeným problémům, jako je nevyjasněnost vlastnického vztahu k archiváliím, však byly práce přerušeny,“ reagovala na dotaz ČTK. Poté byla nově koncepce připravována od roku 2016.
Externí subjekt
„Chybějící koncepce a hlubší řízení ze strany ministerstva vnitra ovlivnily i způsob, jakým jednotlivé archivy přistupovaly k digitalizaci archiválií,“ dodávají kontroloři. Dokazují to například tak, že matriční údaje jsou uložené na osmi různých portálech, nebo že se na digitalizaci do značné míry podílely externí subjekty.
Nespuštěné IT systémy. Ministerstvo práce prodělává podle kontrolního úřadu státu 30 milionů měsíčně
Číst článek
„Jen v případě pěti prověřovaných archivů se u čtyř z nich podílel na digitalizaci jeden externí subjekt, který v letech 2012 až 2018 vytvořil přes 80 procent veškerých vzniklých digitálních kopií – především matričních a pozemkových knih – výměnou za to, že si vždy jednu z kopií ponechal,“ popisuje Nejvyšší kontrolní úřad.
Podle ministerstva prováděly státní archivy digitalizaci podle jejich potřeby a aktuální personální, technické a finanční situace. Plnily i další úkoly v oblasti předarchivní péče a archivnictví. „V rozsahu daném jejich finančními možnostmi proto využívaly i služeb externích subjektů,“ uvedla Malá.
Národní digitální archiv
Vojenské lesy postavily dům řediteli divize za 7,3 milionu. ‚Nepřiměřené,‘ míní nejvyšší kontroloři
Číst článek
Digitalizovány byly podle ní zejména typy archiválií, které jsou nejvíce využívány badateli, například matriky všech typů, pozemkové knihy, sčítací operáty, listiny, mapy či kroniky. „O dobrém provedení digitalizace svědčí výrazný pokles návštěvnosti badatelen osmi státních archivů v řádu mnoha desítek procent ihned poté, co byly výsledky digitalizace veřejně dostupné,“ dodala.
Součástí digitalizace je také vznik Národního digitálního archivu, který by zajistil rychlý a jednoduchý přístup k archiváliím. Národní archiv na něm začal pracovat už v roce 2004 a měl být připraven o čtyři roky později. „Národní archiv ale projekt nedokončil ani v termínu prodlouženém do poloviny roku 2014,“ doplňuje úřad.
Národní digitální archiv byl spuštěn v roce 2016 a je založen na takzvaném open source systému. Splňuje ale jen jeden ze šesti zákonných požadavků. „Například kulturně vědecké instituce a další původci záznamů nemohli na dálku vkládat metadata a nefungovaly ani další požadované funkce,“ vysvětlují kontroloři.
